¿Sabías que el 90% de los especialistas en marketing utilizan softwares de automatización para su trabajo diario? Esta revelación de Learning Hub reafirma la importancia del marketing automation en un mundo tan digitalizado y acelerado como el de hoy.
En esta oportunidad vamos a conocer como localizar los procesos de organización de tu empresa, ventas de tus negocios, etc., y colocarlos en flujos de trabajos automatizados. ¿No sabes a que se refiere? No te preocupes, hoy te brindaremos las herramientas para crear flujos de trabajo para aumentar la eficiencia y reducir el tiempo de trabajo en las empresas.
¿Qué son los flujos de trabajo?
Es importante entender primero qué es un flujo de trabajo o workflow en el contexto del marketing digital. Cuando hablamos de flows automatizados, flujos o workflows hacemos referencia a un conjunto de tareas o acciones predefinidas que se ejecutan de manera automática en respuesta a eventos específicos, con el objetivo de guiar a los prospectos o clientes a través de un proceso de marketing planificado y estratégico. Estos flujos automatizados están diseñados para nutrir y fomentar las relaciones con la audiencia a lo largo de su ciclo de vida, optimizando la interacción y maximizando las oportunidades de conversión.
Los flujos de trabajo permiten que las estrategias de marketing automation lleguen a los buyer persona de forma personalizada y con contenido de valor. Pueden ser acciones emails de bienvenida, lead nurturing, recuperación de carritos abandonados, suscripciones, etc.
Para lograrlo, se requiere de una plataforma de Customer engagement, CRM, ERP, entre otras, para automatizar el flujo de trabajo, reduciendo errores y aumentando la efectividad.
5 beneficios de la automatización de los flujos de trabajo
¿Cuáles son los beneficios de los flujos de trabajo? Vamos a revisar cuáles son las principales ventajas que los workflows ofrecen a las empresas y sus estrategias de marketing:
1. Aumento de la eficiencia
La principal ventaja de los flujos de trabajo es el aumento de la eficiencia y productividad, al automatizar las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, los trabajadores pueden enfocarse en actividades más estratégicas y de ventas.
Las herramientas de automatización aumentan la productividad en un 20%, eliminando la necesidad de realizar tareas manuales, ahorrando tiempo y optimizando los recursos de una empresa.
2. Reducción de los costos
Como se mencionó en el punto anterior, la automatización de flujos de trabajo implica una reducción de la intervención humana en tareas repetitivas, lo que disminuye los costos laborales a largo plazo.
3. Genera visibilidad y seguimiento
Un software de automatización permite visualizar en tiempo real los flujos de trabajo, permitiendo monitorear el progreso de cada workflow, identificando problemas en el customer journey y reajustando las estrategias para mejorar la eficiencia.
4. Procesos agilizados
Los flujos de trabajo automatizados operan de manera rápida y constante, lo que conduce a una mayor eficiencia en la ejecución de tareas. Esto permite completar procesos en menos tiempo, lo que a su vez puede acelerar la toma de decisiones, reducir los tiempos de entrega y mejorar la satisfacción del cliente.
5. Reducción de errores humanos
Los workflows permiten reducir los errores humanos y mejorar la precisión de los datos. La automatización de la carga de trabajo permite que las tareas repetitivas pasen a un segundo plano, logrando que el personal se enfoque en las tareas activas, con procesos estandarizados y reglas predefinidas.
¿En qué procesos puedo crear flujos de trabajo automatizado?
Un software de automatizaciones de flujos de trabajo es una pieza clave dentro de una empresa, se puede aplicar a diversas áreas como:
Ventas y marketing
Definitivamente esta área es una de las más beneficiadas por la automatización de flujos de trabajo, dado que facilita la comunicación con clientes actuales o potenciales. Desde la automatización de campañas de email marketing, Whatsapp, y SMS masivos, hasta el seguimiento y nutrición de leads, segmentación y personalización de los mensajes.
Servicio al cliente
Las plataformas de flujo de trabajo en Servicio al Cliente, colaboran con las gestiones de los agentes, minimizando los errores y reduciendo el tiempo de atención. Esto es posible gracias a respuestas automatizadas a consultas de clientes, sobre a consultas frecuentes. Envío de encuestas de satisfacción o NPS, luego de cada gestión de forma automatizada.
Con esta automatización, las empresas podrán evaluar y resolver incidencias de asuntos menores de forma automática, y focalizar los esfuerzos de sus agentes en casuísticas más complejas de los clientes.
Mejora la toma de decisiones
La automatización de los flujos de trabajo permite a las empresas tomar decisiones más informadas, dado que podemos ir revisando los datos, hacer correcciones, etc. Con esta herramienta las organizaciones y usuarios podrán ver rápidamente información actualizada sobre sus operaciones, así optimizar las estrategias y obtener un mejor retorno de la inversión.
Normaliza los procesos
A nivel corporativo, las empresas tienen el difícil reto de sistematizar sus procesos, la tecnología de automatización de flujos de trabajo facilita a las corporaciones el funcionamiento idóneo de sus procesos internos en los distintos departamentos, logrando aumentar la eficiencia y reducir el tiempo de trabajo entre equipos.
¿Cómo crear flujos de trabajo automatizados para aumentar la eficiencia y reducir el tiempo de trabajo?
Antes de automatizar actividades se requiere saber exactamente qué es lo que queremos lograr. Es importante investigar los detalles de los procesos actuales de tu organización y sus estrategias de marketing, no solo para elevar la eficacia, sino también para mejorar tus procesos empresariales.
Por ello, es importante reconocer los pasos previos a la ejecución de un flujo de trabajo o workflow, toma nota de lo siguiente:
1. Identifica los procesos
Para crear flujos de trabajo automatizados es importante identificar las áreas de mejora y conocer los procesos actuales para revisar ineficiencias y tomar acción.
Traza un mapa de tus procesos actuales y analiza el flujo de trabajo para poder implementar una mejor automatización de workflows.
2. Define objetivos claros
Como toda estrategia de marketing, primero debes definir los objetivos y beneficios que deseas lograr con la automatización de tus flujos de trabajo. ¿Deseas nutrir a los leads, promover una oferta especial, recuperar carritos abandonados o reactivar clientes inactivos, recibir más tráfico en tu sitio web? Definir tus objetivos te ayudará a dirigir tus esfuerzos y medir el éxito de manera efectiva.
3. Revisa y optimiza los contenidos
Piensa muy bien en los contenidos que vas a ofrecer, analiza los formatos con los que cuentas y determina si es necesario crear más contenido para agregarlo a tu workflows. Ten en cuenta los eBooks, artículos de blog, casos de éxito, videos, podcast, infografías y todo tipo de material que pueda ayudarte a hacer más atractivo el proceso.
4. Crea una representación gráfica del workflow
Dibuja todo el proceso en un diagrama. Así podrás visualizar de forma clara todos los pasos a seguir, junto a las posibles variaciones de ruta, los pasos intermedios, las acciones desencadenantes o disparadores del proceso.
El uso de esta gráfica te permitirá examinar minuciosamente cada detalle del proceso de una forma simple y comprensible.
5. Elige un software de automatización
Para crear un workflow altamente efectivo es importante automatizarlo a través de una herramienta especial como un CRM que te permita centralizar todos los datos y tener una visión completa de toda la información de los contactos como el historial de compras, interacciones con la empresa, preferencias entre otros.
Además de la magnífica posibilidad de segmentar y personalizar los mensajes para ofrecer contenido de interés según cada grupo de clientes, una plataforma de este tipo también te puede ayudar a coordinar mejor tu equipo, hacer un seguimiento de las interacciones y nutrir a tus leads de forma personalizada para convencerlos y llevarlos a través del funnel hacia la conversión.
En emBlue contamos con un CRM B2C que puede ayudarte a alcanzar tus resultados y fortalecer la relación con tus clientes integrando y unificando tus bases de datos en un solo lugar, generando mensaje hiper-personalizados y enriqueciendo la información de tus contactos para ofrecerles experiencias únicas y memorables que te diferencien de la competencia.
6. Analiza los resultados y optimiza
Lo más importante con cualquier estrategia es medir los resultados, comprobar que todo funciona como se desea es fundamental para el éxito de la campaña. Así puedes crear nuevas reglas, agregar más pasos que nutran el proceso del cliente y optimizar el contenido con data aún más relevante.
Basándote en los resultados y análisis, realiza mejoras continuas en tu workflow de automatización. Ajusta los mensajes, la frecuencia de envío y otras variables para maximizar la eficacia y lograr mejores resultados con el tiempo.
7. Realiza Pruebas A/B:
Realiza testeos en diferentes elementos del workflow, como líneas de asunto, llamadas a la acción y contenido, para determinar qué enfoques generan mejores resultados.
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En emBlue contamos con una plataforma de marketing automation que te permite generar conexiones más fuertes con tus clientes al enviar acciones automáticas y personalizadas a tu base de suscriptores.
Nuestra plataforma configura tus comunicaciones basándose en la actividad de tus clientes a través de disparadores personalizados llamados eventos, todo esto es posible gracias a sus integraciones nativas con la mayoría de plataformas.
Además, contamos con emBlue BI, un innovador servicio de Business Intelligence que recopila y analiza toda la información disponible en nuestra plataforma omnicanal, brindando data de valor para optimizar tus campañas, comprender mejor a tus clientes y aumentar tus conversiones.
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